--- title: "Техническо задание за бизнес автоматизация: какво да подготвите, преди да поискате оферта" url: https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya description: "Практичен brief за бизнес автоматизация: процес, данни, роли, изключения и критерии за приемане, с които офертите стават сравними." --- # Техническо задание за бизнес автоматизация: какво да подготвите, преди да поискате оферта Практичен brief за бизнес автоматизация: процес, данни, роли, изключения и критерии за приемане, с които офертите стават сравними. - Пилот и внедряване Integric AI · 23.05.2026 г. · обновена 02.11.2026 г. · 10 мин. ![Хора пишат бележки до лаптопи на бюро](https://integric.ai/img/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya.jpg) Съдържание 1. [Какво трябва да постигне заданието](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B2%D0%BE-%D1%82%D1%80%D1%8F%D0%B1%D0%B2%D0%B0-%D0%B4%D0%B0-%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8%D0%B3%D0%BD%D0%B5-%D0%B7%D0%B0%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%D1%82%D0%BE) 2. [1. Опишете бизнес целта и границата на процеса](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#1-%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%88%D0%B5%D1%82%D0%B5-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%82%D0%B0-%D0%B8-%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B0%D1%82%D0%B0-%D0%BD%D0%B0-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D0%B0) 3. [2. Начертайте текущия процес, включително неудобните варианти](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#2-%D0%BD%D0%B0%D1%87%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%B0%D0%B9%D1%82%D0%B5-%D1%82%D0%B5%D0%BA%D1%83%D1%89%D0%B8%D1%8F-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81-%D0%B2%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%BD%D0%BE-%D0%BD%D0%B5%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5-%D0%B2%D0%B0%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BD%D1%82%D0%B8) 4. [3. Дефинирайте входовете, изходите и качеството на данните](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#3-%D0%B4%D0%B5%D1%84%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%B0%D0%B9%D1%82%D0%B5-%D0%B2%D1%85%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B5-%D0%B8%D0%B7%D1%85%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5-%D0%B8-%D0%BA%D0%B0%D1%87%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE%D1%82%D0%BE-%D0%BD%D0%B0-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5) 5. [4. Направете списък на системите и достъпите](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#4-%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%82%D0%B5-%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8A%D0%BA-%D0%BD%D0%B0-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B8%D1%82%D0%B5-%D0%B8-%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8A%D0%BF%D0%B8%D1%82%D0%B5) 6. [5. Посочете ролите, одобренията и изключенията](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#5-%D0%BF%D0%BE%D1%81%D0%BE%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%B5-%D1%80%D0%BE%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5-%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F%D1%82%D0%B0-%D0%B8-%D0%B8%D0%B7%D0%BA%D0%BB%D1%8E%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F%D1%82%D0%B0) 7. [6. Преведете нефункционалните изисквания на бизнес език](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#6-%D0%BF%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D1%82%D0%B5-%D0%BD%D0%B5%D1%84%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5-%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%81%D0%BA%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BD%D0%B0-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D0%B5%D0%B7%D0%B8%D0%BA) 8. [7. Напишете критерии за приемане и Definition of Done](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#7-%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%88%D0%B5%D1%82%D0%B5-%D0%BA%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B8-%D0%B7%D0%B0-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%B5%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B5-%D0%B8-definition-of-done) 9. [Попълнен мини пример: документ от имейл към счетоводна система](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#%D0%BF%D0%BE%D0%BF%D1%8A%D0%BB%D0%BD%D0%B5%D0%BD-%D0%BC%D0%B8%D0%BD%D0%B8-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D1%80-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82-%D0%BE%D1%82-%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D0%B9%D0%BB-%D0%BA%D1%8A%D0%BC-%D1%81%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D0%B0-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B0) 10. [Кратък шаблон за копиране](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#%D0%BA%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%8A%D0%BA-%D1%88%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%BE%D0%BD-%D0%B7%D0%B0-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5) 11. [Кога краткият brief не е достатъчен](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%B0-%D0%BA%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%BA%D0%B8%D1%8F%D1%82-brief-%D0%BD%D0%B5-%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8A%D1%87%D0%B5%D0%BD) 12. [Какво да не фиксирате предварително](https://integric.ai/blog/tehnichesko-zadanie-biznes-avtomatizaciya#%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B2%D0%BE-%D0%B4%D0%B0-%D0%BD%D0%B5-%D1%84%D0%B8%D0%BA%D1%81%D0%B8%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B2%D0%B0%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%BD%D0%BE) Две фирми могат да получат едно и също изречение („искаме AI да обработва заявките ни“) и да предложат напълно различни решения. Едната ще разбере автоматично разпознаване на имейли, другата нов клиентски портал, а третата ще включи и промяна на CRM процеса. Добро **техническо задание за софтуер** премахва точно тази неяснота. То не трябва да е документ от 50 страници, а честно описание на работата, границите и резултата, който бизнесът ще приеме. ## Какво трябва да постигне заданието Краткото задание има три задачи: да помогне на изпълнителя да разбере проблема, да направи офертите сравними и да даде основа за приемане на готовото решение. То не е опит клиентът сам да проектира технологията. Затова започнете с процеса, а не с фразата „трябва ни AI“. Понякога подходящото решение е AI модел, когато входът е неструктуриран текст или документ. В друг случай са достатъчни обикновени правила, интеграция между две системи или промяна в начина на работа. Ако технологията е фиксирана преди да е описан проблемът, офертата може да оптимизира грешното нещо. ## 1. Опишете бизнес целта и границата на процеса Първият абзац трябва да отговори на четири въпроса: - Какъв проблем наблюдавате днес? - Къде започва и къде завършва процесът? - Какво трябва да се промени след внедряването? - Как ще разберете, че промяната е полезна? „Да автоматизираме офертите“ е твърде широко. По-полезно е: „При одобрено запитване системата да събере актуалните клиентски и продуктови данни, да подготви чернова на оферта и да я изпрати за преглед на търговец.“ Тук има начало, край и човешко одобрение. Ако целта е по-кратко време за подготовка или по-малко ръчно прехвърляне, приложете реалната си начална стойност. Не добавяйте желано число, което никой не е измервал. Запишете и какво остава извън първата версия: например договарянето на отстъпки, подписването на договор и прогнозата за наличности. Така офертата няма скрито да включи три отделни проекта. ## 2. Начертайте текущия процес, включително неудобните варианти Опишете как работата се извършва сега, преди да описвате бъдещата автоматизация. За всяка стъпка запишете: 1. какво задейства процеса; 2. кой човек или екип поема задачата; 3. в коя система работи; 4. какво решение взема; 5. на кого предава резултата; 6. какво се случва при липсващи или грешни данни. Не е нужен специализиран софтуер. Диаграма, таблица или запис на екрана често са достатъчни за първи разговор. В [документацията на Microsoft за процесни карти](https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/minit/process-overview) дейностите и преходите между тях са основата на картата; честотата и различните маршрути помагат да се види как процесът действително се изпълнява. Не описвайте само „идеалния“ случай. Ако част от поръчките идват по имейл, други през форма, а ключов клиент изпраща Excel файл, това са три входни варианта. Посочете реалните обеми като диапазон за обичаен и пиков период, ако ги знаете. Ако не ги знаете, отбележете, че трябва да бъдат измерени: неизвестното е по-полезно от измислена точност. ## 3. Дефинирайте входовете, изходите и качеството на данните Всяка автоматизация получава нещо и произвежда нещо. [Ръководството на Microsoft за входове и изходи](https://learn.microsoft.com/en-sg/power-automate/guidance/planning/define-input-output) препоръчва те да се определят преди автоматизирането на процеса. За SME brief е достатъчна таблица като тази: | Елемент | Какво да запишете | Примерна формулировка | | -------- | ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | Вход | Източник, формат, задължителни полета | Имейл с PDF; доставчик, номер и дата на документа | | Проверка | Правило и източник на истина | Доставчикът трябва да съществува в счетоводната система | | Изход | Данни, формат и получател | Чернова на запис плюс линк за преглед от счетоводител | | Следа | Какво трябва да се пази | Час, източник, извършени проверки и решение на одобряващия | Добавете примери с анонимизирани реални документи и посочете често срещаните дефекти: сканиран PDF, липсващ номер, различен формат на дата, дублиран запис или нечетливо приложение. Не изпращайте истински пароли, клиентски списъци или чувствителни файлове в началния brief. Достъпите и защитеният обмен се уреждат отделно. ## 4. Направете списък на системите и достъпите За всяка засегната система посочете име, предназначение, собственик във фирмата, доставчик, среда за тестове и налична техническа документация. Важно е да се знае дали има API, файлов обмен, webhook или само потребителски интерфейс, но не е нужно вие да избирате метода за интеграция. Тук е и разликата спрямо **задание за интеграция** или контролен списък за API. Списъкът проверява конкретна връзка: методи, идентификация, ограничения, грешки и тестова среда. Заданието за автоматизация описва целия бизнес поток, включително ръчните решения, изключенията, собствеността и приемането. Техническата проверка на API идва след като е ясно какво трябва да постигне процесът. Направете проста матрица на достъпите: коя автоматизация чете, създава, редактира или изтрива данни във всяка система. Принципът е да се дадат само необходимите права. Това съответства на препоръката за least privilege в [ръководството на OWASP за оторизация](https://cheatsheetseries.owasp.org/cheatsheets/Authorization_Cheat_Sheet.html). Използвайте отделни тестови профили и уговорете кой създава, сменя и отнема производствените достъпи. ## 5. Посочете ролите, одобренията и изключенията Автоматизацията рядко премахва всички човешки решения. По-често тя подготвя информация, изпълнява предвидимите стъпки и предава рисковите случаи на човек. В техническото задание за автоматизация запишете: - кой е собственик на процеса и има последна дума за обхвата; - кой потвърждава бизнес правилата; - кой одобрява действие с финансов или клиентски ефект; - кой получава сигнал при грешка; - кой може да повтори, коригира или отмени операция; - кой поддържа решението след пускането му. След това направете списък с изключения. Какво става при дублирана заявка, липсващ клиент, невалидна сума, недостъпна система, неуверено AI разпознаване или противоречащи си данни? За всеки случай определете желаното безопасно поведение: спиране, повторен опит, опашка за ръчен преглед или връщане към подателя. „Да не губи заявката“ не е достатъчно: трябва да е ясно къде се вижда тя и кой носи отговорност. ## 6. Преведете нефункционалните изисквания на бизнес език Функционалното изискване казва какво прави решението. Нефункционалното описва колко надеждно, сигурно и удобно трябва да го прави. Актуалният модел [ISO/IEC 25010:2023](https://www.iso.org/standard/78176.html) дава общ речник за оценяване на качеството на софтуерни продукти. Не е нужно малката фирма да преписва стандарт; нужно е да отговори на практичните въпроси: - В кои часове процесът трябва да работи и колко забавяне е допустимо? - Какво става при прекъсване и как се обработват натрупаните задачи? - Какви събития се записват и колко време се пази историята? - Кои данни са лични, финансови или търговски чувствителни? - Кой вижда логовете и как получава сигнал при проблем? - Как се променят правила, шаблони и потребители след пускането? Логовете не са само техническа подробност. [CISA препоръчва на малки и средни организации](https://www.cisa.gov/audiences/small-and-medium-businesses/secure-your-business/use-logging-on-business-systems) да използват наблюдение и известия за рискови събития. Ако процесът обработва лични данни, опишете целта, минимално необходимите полета, сроковете за съхранение и отговорностите; официалният текст на [Регламент (ЕС) 2016/679](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/2016-05-04) поставя акцент върху ограничаването на целта и данните до необходимото. При съмнение включете отговорния за защита на данните или правен специалист още в discovery етапа. ## 7. Напишете критерии за приемане и Definition of Done Критерият за приемане е наблюдаем резултат, а не общо обещание. [GOV.UK описва acceptance criteria](https://www.gov.uk/service-manual/agile-delivery/writing-user-stories) като списък от резултати, с който се проверява дали услугата е изпълнила нуждата на потребителя. Полезна формулировка е „готово е, когато…“. За автоматизация на документ например: - Готово е, когато валиден документ създава чернова с правилно пренесени задължителни полета. - Готово е, когато дублиран документ не създава втори запис и се маркира за проверка. - Готово е, когато липсващо задължително поле изпраща задачата към определена опашка, без окончателно записване. - Готово е, когато прекъсната връзка не губи документа и отговорният човек вижда грешката. Към това добавете Definition of Done за проекта: тестовете са приети от собственика на процеса, производствените достъпи са ограничени, мониторингът е активен, има инструкция за ръчна намеса, определен е собственик на поддръжката и е договорено как се заявяват промени. [NIST посочва](https://www.nist.gov/itl/csd/secure-systems-and-applications/requirements-verification-tools), че добрите изисквания трябва да могат да бъдат проверени, да са разбираеми и недвусмислени. Това е полезен тест и за кратък бизнес brief. ## Попълнен мини пример: документ от имейл към счетоводна система Представете си фирма, в която входящите документи пристигат в обща поща. Служител отваря приложението, проверява доставчика, пренася полетата и създава запис в счетоводната система. Краткото задание може да изглежда така: - **Цел:** да се подготвя проверима чернова, без автоматично осчетоводяване. - **Начало и край:** от ново съобщение с приложение до чернова или опашка за ръчен преглед. - **Входове:** PDF или изображение; реалните формати и обичайният/пиковият обем се прилагат от клиента. - **Изходи:** чернова, линк към оригинала, резултат от проверките и статус. - **Системи:** обща поща и счетоводна система; API достъпът и тестовата среда подлежат на техническа проверка. - **Правила:** съществуващ доставчик, задължителни полета, проверка за дубликат. - **Изключения:** нечетим файл, липсващ доставчик, несъответствие или недостъпна система отиват към счетоводител. - **Приемане:** тестов набор от анонимизирани нормални и проблемни документи покрива всеки описан маршрут. Това е достатъчно за смислен discovery разговор и първоначален обхват. Не е обещание, че цената може да бъде фиксирана преди проверката на системите и данните. ## Кратък шаблон за копиране ``` Име на процеса: Собственик и финален одобряващ: Бизнес проблем и измерена начална стойност: Желан резултат и показател за успех: Начало и край на процеса: Текущи стъпки и участници: Обичаен и пиков обем: Входове, формати и задължителни полета: Изходи и получатели: Системи, собственици и налична документация: Роли, права и човешки одобрения: Бизнес правила и изключения: Сигурност, лични данни, логове и съхранение: Критерии за приемане: Какво е извън първата версия: Срокови или бюджетни ограничения: Неизвестни, които трябва да се проверят: ``` ## Кога краткият brief не е достатъчен Преминете към отделен платен или ясно ограничен discovery етап, ако процесът минава през много отдели и системи, няма надежден собственик на данните, наследеният софтуер е недокументиран, изключенията са повече от нормалния маршрут или грешка може да причини сериозна финансова, договорна или клиентска вреда. Същото важи при чувствителни данни, сложна миграция, външни доставчици с различни условия за достъп или необходимост от правна и security оценка. Тогава краткият документ остава вход към анализа, но не заменя процесна карта, технически spike, преглед на данните, модел на заплахите и подробен тестов план. Коректната оферта може да бъде на етапи и с ясно записани предположения, вместо да обещава фиксиран резултат върху непроверена основа. ## Какво да не фиксирате предварително Не е нужно да определяте конкретен AI модел, automation платформа, облак, база данни, архитектура или точния начин на API връзката, освен ако фирмена политика не ги налага. Не проектирайте и всеки екран преди да е потвърден процесът. Това са решения, които изпълнителят трябва да обоснове спрямо обхвата, риска и поддръжката. Фиксирайте истинските ограничения: задължителните системи, правилата за данни, кой одобрява, какво не бива да се изпълнява автоматично, крайни срокове и реална бюджетна рамка. Оставете неизвестните видими. Един добър brief не се преструва, че всички отговори са известни; той прави ясно кои въпроси трябва да бъдат решени, преди автоматизацията да бъде построена. Използвайте заданието като основа за разговор с изпълнител. Ако неизвестните още са повече от решенията, [AI консултациите](https://integric.ai/produkti/ai-konsultatsii) могат да ги превърнат в подреден план за внедряване. Услуга [**AI консултации**Преглед, възможности, пътна карта](https://integric.ai/produkti/ai-konsultatsii) · [Безплатен анализ](https://integric.ai/meet) Въпроси ## Често задавани въпроси Не намирате отговора? Опишете процеса и ще ви отговорим конкретно. [Задайте въпрос](https://integric.ai/contact) Колко подробно трябва да бъде техническото задание за автоматизация? · Достатъчно подробно, за да опише целта, текущия процес, входовете, изходите, системите, ролите, изключенията и приемането. Не е нужно предварително да задавате архитектурата или конкретния AI модел. Трябва ли да имаме готова API документация, преди да поискаме оферта? · Не винаги. Посочете системите, собствениците им и наличната документация. Изпълнителят може да провери API възможностите в discovery етап, но липсващият достъп може да направи първата оценка условна. Кой трябва да одобри техническото задание? · Собственикът на процеса трябва да потвърди бизнес правилата, човекът по сигурност или IT потвърждава достъпите, а крайният потребител проверява дали описанието отговаря на реалната работа. Един човек трябва да има последната дума за обхвата. Кога кратък brief не е достатъчен? · При много системи и отдели, неясни данни, чувствителна информация, сложни изключения или процес с висок риск е нужен отделен discovery етап с процесен анализ, техническа проверка и план за приемане. Продължете по темата ## Прочетете още - [· Следваща статия**Как протича проект за автоматизация по поръчка: от описанието на процеса до пускането в работа**Практичен преглед на етапите при внедряване на автоматизация: от картата на процеса и достъпите до тестовете, контролираното пускане и поддръжката. · 07.07.2026 г.8 мин.](https://integric.ai/blog/vnedryavane-kastam-avtomatizaciya-proces) - [· Как да започнете**Пилотен проект или пълно внедряване: как да ограничите риска при AI автоматизация**Практичен метод за избор между PoC, ограничен пилот и пълно внедряване на AI автоматизация с ясни тестове, критерии и план за връщане назад. · 07.06.2026 г.10 мин.](https://integric.ai/blog/piloten-proekt-ai-avtomatizaciya) - [· Как да започнете**Как да изберете партньор за AI интеграции: въпросите, които да зададете преди договор**Неутрална таблица за оценка на партньор за AI интеграции: архитектура, собственост, сигурност, тестове, поддръжка и план за предаване. · 04.08.2026 г.10 мин.](https://integric.ai/blog/izbor-partnyor-ai-integracii) - [· Как да започнете**Сигурност при AI автоматизациите: достъпи, чувствителни данни и човешко одобрение**Практичен план за сигурност при AI автоматизация: отделни достъпи, минимални права, защитени тайни, журнал и контрол преди рискови действия. · 10.06.2026 г.9 мин.](https://integric.ai/blog/sigurnost-ai-avtomatizacii-dostap-odobrenie) Безплатен анализ ## Да разгледаме един процес Опишете накратко коя повтаряща се задача отнема най-много време. Ще преценим дали има смисъл да се автоматизира и коя е разумната следваща стъпка. [Запазете безплатен анализ](https://integric.ai/meet) · [Вижте реални проекти](https://integric.ai/kazusi) Продължителност 30 минути Цена Безплатно Фокус Един конкретен процес Резултат Ясна следваща стъпка