Собствена система за резервации и рецепция

Сайт с директни резервации, PMS за рецепцията, гласов агент за резервациите извън работното време и автоматични отчети. Една база вместо таблици и ръчно преписване.

vila-paris.com

Клиент: Хотел „Вила Париж“, Хисаря
Проект: Сайт, резервации, PMS и гласов агент
Статус: В пилотен период
Услуги: Автоматизирани сайтове, Автоматизация на процеси, Гласови и чат агенти

Клиентът

Villa Paris

Хотел в Хисаря с пет типа стаи и пакети за почивка. Резервациите идват от сайта, от Booking.com и по телефона, а рецепцията ги водеше на ръка.

Преди

Сайтът беше на WordPress с плъгин за резервации, тромав за гостите и за екипа.
Резервациите от Booking.com и от телефона се записваха в Excel и се сверяваха на ръка.
Отчетите за заетост и приходи се сглобяваха от различни места.
Обажданията извън работното време оставаха без отговор: средно 42 пропуснати на месец.
Всяка директна резервация минаваше през платформа с комисионна.

Какво направихме

Решението стъпка по стъпка

Сайт с директни резервации
Нов сайт на два езика. Гостът избира дати, стаи, пакети и добавки и плаща онлайн цялата сума или депозит.
PMS за рецепцията
Календар на стаите, резервации, настаняване с документите на гостите, тарифи, проформи и фактури. Работи и от телефон.
Отчети без таблици
Пристигащи, заминаващи, заетост, приходи и средна цена на нощувка се смятат сами от една база.
Гласов агент за резервации
Приема резервации по телефона извън работното време. Свързан е с новия PMS, така че резервацията влиза направо в системата на рецепцията.

Резултат

Една база вместо Excel и плъгин. Рецепцията вижда всяка резервация на едно място, отчетите са готови сами, а директните резервации от сайта не плащат комисионна.

Ръчна работа
−75%
по-малко ръчна работа всяка седмица
32 ч 8 ч часа седмично
Ръчна работа: преди 32 ч, сега 8 ч часа седмично. −75% по-малко ръчна работа всяка седмица.
Хора на процеса
1 човек
свободен за гостите и продажбите
3 2 души
Хора на процеса: преди 3, сега 2 души. 1 човек свободен за гостите и продажбите.
Пропуснати обаждания
0
пропуснати обаждания от гости
42 0 средно на месец
Пропуснати обаждания: преди 42, сега 0 средно на месец. 0 пропуснати обаждания от гости.
Грешки при въвеждане
−92%
по-малко грешки в резервациите
12 1 на месец
Грешки при въвеждане: преди 12, сега 1 на месец. −92% по-малко грешки в резервациите.