Собствена система вместо огромни Excel файлове

Наемите, документацията, фактурите и финансите на едно място. Документите и фактурите се генерират сами, а приходите, разходите и отчетите се смятат без ръчно попълване.

rent2build.bgсайтът на клиента

Клиент: Rent 2 Build, София
Проект: Система за наеми, документи и финанси
Статус: В пилотен период
Услуги: Автоматизация на процеси

Клиентът

Rent 2 Build

Фирма от София, която от 2019 г. отдава под наем строително оборудване за обекти в цялата страна. Всеки наем носи със себе си документи, фактури и плащания, които трябва да се водят точно.

Преди

Наемите, клиентите и финансите се водеха в няколко огромни Excel файла.
Попълването и сверяването на таблиците отнемаше много време всеки месец.
Договорите и цялата документация по наема се подготвяха на ръка за всеки клиент.
Фактурите се изготвяха една по една, а приходите, разходите и отчетите се смятаха на ръка.

Какво направихме

Решението стъпка по стъпка

Една система вместо Excel
Наемите, клиентите, документите и финансите са на едно място. Данните се въвеждат веднъж и се използват навсякъде, без преписване между таблици.
Документация с едно натискане
Цялата документация по наема се генерира автоматично от вече въведените данни и се пази подредена на едно място.
Фактури без ръчна работа
Проформите и фактурите се генерират автоматично и се изпращат на клиентите по имейл, без попълване на ръка.
Финанси и отчети сами
Приходите и разходите се смятат автоматично. Финансовите отчети и месечният отчет за счетоводителя са готови с едно натискане.
Поглед върху оборудването
С един поглед се вижда кое оборудване е под наем, кое е свободно и кое е в ремонт, заедно с цялата му история.
Контрол и сигурност
Защитен вход, права според ролята и запис на всяка промяна: кой, какво и кога е променил.

Резултат

Няколко огромни Excel файла отстъпиха място на една система. Документите и фактурите се генерират сами, финансите и отчетите се смятат автоматично, а ръчното попълване и преписване отпада.

Договор с протокол
8×
по-бързо готов договор
40 мин 5 мин на клиент
Договор с протокол: преди 40 мин, сега 5 мин на клиент. 8× по-бързо готов договор.
Сверка на плащания
−83%
по-малко сверка на ръка
6 ч 1 ч часа седмично
Сверка на плащания: преди 6 ч, сега 1 ч часа седмично. −83% по-малко сверка на ръка.
Отчет за счетоводителя
24×
по-бърз месечен отчет
4 ч 10 мин на месец
Отчет за счетоводителя: преди 4 ч, сега 10 мин на месец. 24× по-бърз месечен отчет.
Разлики в сумите
0
разлики, всичко е точно до цент
5 0 на месец
Разлики в сумите: преди 5, сега 0 на месец. 0 разлики, всичко е точно до цент.